六步“劍法”助力函件提質(zhì)

       函件是我們與甲方、監(jiān)理、分包、供應(yīng)商等合作方溝通的“官方語言”，是記錄工程過程、明確各方責(zé)任、解決爭議問題、保障企業(yè)權(quán)益的關(guān)鍵法律憑證和管理工具。一封高質(zhì)量的函件，抵得過十次無效的口頭爭吵。

       為進(jìn)一步加強(qiáng)集團(tuán)及下屬單位工程函件的撰寫水平，9月28日下午，集團(tuán)公司在建都大廈14樓會議室組織開展了“工程函件寫作實(shí)務(wù)培訓(xùn)”。本次培訓(xùn)由集團(tuán)公司律師事務(wù)部部長解健進(jìn)行函件寫作技巧講解，并由董事長陳向陽進(jìn)行實(shí)務(wù)寫作方法培訓(xùn)。集團(tuán)總部全體人員，在啟各下屬單位主要負(fù)責(zé)人、經(jīng)營負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人及黨支部書記等150余人參加培訓(xùn)。
       解健圍繞函件的法律意義與風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)展開。他從函件的法律屬性入手，系統(tǒng)闡述了工程聯(lián)系單、告知函、催款函等常見函件的基本結(jié)構(gòu)、用語規(guī)范及寫作要點(diǎn)，結(jié)合典型案例，深入淺出地講解了函件撰寫中常見的誤區(qū)與潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。
       陳向陽董事長以《運(yùn)用六步“劍法”，助力函件提質(zhì)》為題，開展了一場極具實(shí)戰(zhàn)性的工程函件寫作培訓(xùn)。他指出，工程函件主要存在“主體不對、情況不明、內(nèi)容不全、責(zé)任不清、舉措不實(shí)、文字不精”等六大問題，并針對性地提出六步“劍法”，提升函件質(zhì)量：

       1、明確主體，解決“主體不對”
       強(qiáng)調(diào)函件發(fā)送必須“找對人”，嚴(yán)格對照合同約定，建立關(guān)鍵聯(lián)系人清單，規(guī)范函件抬頭與落款。

       2、查明事實(shí)，解決“情況不明”
       提出運(yùn)用“5W1H”要素法與證據(jù)鏈思維，做到用數(shù)據(jù)說話、讓事實(shí)發(fā)聲。

       3、構(gòu)建框架，解決“內(nèi)容不全”
       采用“背景-問題-依據(jù)-訴求-要求”五步法結(jié)構(gòu)，構(gòu)建邏輯閉環(huán)。

       4、厘清邊界，解決“責(zé)任不清”
       寫作中要做到立場堅(jiān)定、責(zé)任歸屬明確，總的原則是：不增加自己的義務(wù)，不減損自己的權(quán)利。

       5、聚焦行動，解決“措施不實(shí)”
       主要是對分包商的函件，要將模糊要求轉(zhuǎn)化為具體、可執(zhí)行的行動計(jì)劃，明確具體的負(fù)責(zé)人和時(shí)限，責(zé)任到人、各負(fù)其責(zé)。

       6、錘煉語言，解決“文字不精”
       推行“三審三?！睓C(jī)制，力求語言簡潔、準(zhǔn)確、專業(yè)。

       陳向陽董事長強(qiáng)調(diào)，每一封工程函件體現(xiàn)的是我們公司的管理水平和專業(yè)素養(yǎng)，更是我們保護(hù)自身利益的“法律武器”。他希望大家牢記六步“劍法”，工程函件堅(jiān)持做到“模板化、案例化、責(zé)任化”，讓每一次書面溝通都成為公司穩(wěn)健發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基石！
       接下來，集團(tuán)公司將根據(jù)陳向陽董事長提出的六步“劍法”，加快推進(jìn)工程函件標(biāo)準(zhǔn)模板的制訂工作，切實(shí)提升工程函件的質(zhì)量與效力。